Webinar: Preboarding, onboarding in offboarding

Uvod v celostno izkušnjo zaposlenih

Pomembnost treh faz (Preboarding–Onboarding–Offboarding)

• Kratek pregled, zakaj je vsaka faza kritična za:
  • ugled delodajalca in blagovno znamko,
  • pripadnost in zadovoljstvo zaposlenih,
  • hitrejše uvajanje in večjo storilnost,
  • ohranjanje stika z odhajajočimi sodelavci ter preprečevanje negativnega govora o podjetju na trgu dela.

Strateški kontekst

• Kako preboarding in onboarding prispevata k boljši sliki selekcijskega procesa,
• Kako offboarding dopolnjuje politiko zadržanja ključnih znanj in vrednot.

Preboarding – prvi vtisi štejejo

Kaj je preboarding in zakaj je ključen?

• Pomen obdobja od podpisa pogodbe do prvega delovnega dne.
• Povezava s selekcijskim postopkom in prvi stik s kulturo podjetja (na to opozarja tudi gradivo »Vrhunski kadrovik« – pozitivna izkušnja kandidata).

Ključni elementi kakovostnega preboardinga

• Pozdravno sporočilo ali klic: ustvarjanje občutka dobrodošlice.
• Neformalni mentor ali “buddy”: kdo opravi stik z novim zaposlenim (vodja, sodelavec iz oddelka, HR).
• Pošiljanje informativnih gradiv: predstavitev podjetja, vrednot, opis procesa onboardinga.
• Operativna priprava: priprava delovnega okolja, delovne opreme, e-maila ipd.
• Izogibanje slabim praksam (npr. popoln molk do začetka dela).

Vloga vodje in HR

• Kadrovska služba (HR) organizira, vodja oddelka pa aktivno sodeluje pri predstavitvi ekipe in nalog.
• Ohranjanje stika s kandidatom, da se ne premisli zaradi druge ponudbe.

Onboarding – učinkovita integracija v ekipo in kulturo

Ključni cilji in faze onboardinga

• Razlaga, kako onboarding poteka vsaj prvih 3–6 mesecev.
• Poudarek na kompetencah, pripadnosti in uspešnosti (izpostavljeno v gradivu “Koristni učinki preboardinga, onboarding in offboarding”).

Struktura onboarding programa

• Formalni vidik: pregled pogodbenih in zakonskih obveznosti (Izjava o varnosti z oceno tveganja, seznanitev z internimi akti ipd.).
• Socialni in kulturni vidik: mentorstvo ali “buddy” sistem, predstavitve sodelavcev, uvodni sestanki, predstavitev procesov (kot izpostavljeno v “Vrhunski kadrovik”).
• Merjenje napredka: tedenski ali mesečni pogovori z vodjo, evalvacija znanj in počutja novinca.

Primeri dobrih praks in digitalna podpora

• Uporaba e-učilnic za predstavitev pomembnih gradiv, organizacijskih struktur, varnostnih postopkov.
• Kako vgraditi povratne informacije (1 : 1 pogovori, kratke ankete).

Pogoste pasti pri onboardingu

• Pomanjkanje strukturiranega načrta (novinec ne ve, kaj točno se od njega pričakuje).
• Ohlapna definicija odgovornosti med HR in vodjo.
• Previsoka pričakovanja brez sprotne podpore pri učenju.

Offboarding – poslovite se na korekten način

Zakaj je način slovesa pomemben?

• Vpliv na ugled podjetja in »Employer Branding«.
• Ohranjanje dobrih odnosov z nekdanjimi sodelavci – ti so lahko ambasadorji podjetja.
• Pomen ohranjanja znanja v organizaciji (prenos projektnih ali strokovnih informacij).

Ključni elementi kakovostnega offboardinga

• Administrativna plat: urejanje dokumentov (odpoved, potrdila, vračilo opreme, M-2 obrazci, pravno-formalne obveznosti).
• Odnosna plat: zaključno srečanje, spoštljiv zaključni ali exit intervju.
• Ohranjanje stika (po želji obeh strani): alumni mreže, možnost ponovne zaposlitve, priporočil ipd.

Pasti slabega offboardinga

• Negativna »promocija« med kolegi, na družbenih omrežjih.
• Neodgovorjena vprašanja glede razlogov za odhod (in posledična izguba priložnosti za izboljšave).

Prepoznavanje kulture, varnostnih vidikov in drugih operativnih okvirjev

Povezava s sistemizacijo, varstvom pri delu in internimi akti

• Kako novemu zaposlenemu predstaviti ključne akte (pravilnike, varnost pri delu, varovanje podatkov).
• Pomen mentorstva tudi pri pravnih vidikih (npr. kako pravilno uporabljati delovno opremo).
• Povečana pravna varnost, doslednost pri uvajanju (manj napak, inšpekcijskih zahtev).
• Izboljšana motivacija in počutje zaposlenih, kar se pozitivno odraža na poslovnih rezultatih.