Webinar: Kadrovska pravna varnost

1. Uvod v kadrovsko pravno varnost

Osnovni pojmi in pomen

• Kaj je kadrovska pravna varnost in zakaj je ključna za vsako organizacijo?
• Povezava med spoštovanjem zakonodaje, varovanjem pravic zaposlenih in produktivnostjo.

Pregled pravnih okvirov

• Predstavitev relevantnih zakonov (Zakon o delovnih razmerjih, Zakon o varnosti in zdravju pri delu, Obligacijski zakonik itd.).
• Odgovornost delodajalca pri spoštovanju delovnopravne in varnostne zakonodaje.

2. Prostojnosti inšpektorja za delo in inšpektorja za varstvo pri delu

Vloga in pooblastila Inšpektorata RS za delo (IRSD)

• Katere dokumente zahteva, kako poteka klasičen inšpekcijski nadzor?
• Razlika med rednim, izrednim in ciljno usmerjenim nadzorom.

Vloga in pooblastila inšpektorjev za varstvo pri delu

• Zakonska podlaga za nadzore na področju varnosti in zdravja pri delu (VZD).
• Povezava med varnostno dokumentacijo in nadzorom požarne varnosti.

3. Vrste inšpekcijskih pregledov in letne programske usmeritve

Letne programske usmeritve IRSD

• Na katerih področjih je pričakovati pogostejše preglede?
• Aktualni trendi in prioritetna področja (npr. delovni čas, evidence, pogodbe za določen čas ipd.).

Rutinski pregledi in specifični (ciljni) pregledi

• Kako se nanje pripraviti in kaj pričakovati od inšpektorjev?
• Primeri iz prakse (način zbiranja dokazov, obseg preverjanja dokumentacije).

4. Pogosto zaznane kršitve in kako zmanjšati tveganja glob

Pogoste nepravilnosti v dokumentaciji

• Pomanjkljive pogodbe o zaposlitvi, neustrezna interna pravila, manjkajoči aneksi.
• Napačna ali nepopolna kadrovska evidenca in evidence delovnega časa.

Neustrezen obračun plač, nadur in dodatkov

• Dilematski primeri iz prakse (kalkulacije, evidenca nadur).
• Opozorila in praksa sodišč v primeru sporov glede plačila za delo.

Napačno urejena pravila pri pogodbah za določen čas in drugih oblikah dela

• Najpogostejši primeri pogodb, ki »ne vzdržijo« inšpekcijskega pregleda.
• Kritične točke pri začasnem in občasnem delu (avtorske pogodbe, študentsko delo).

5. KljučniI delovnopravni dokumenti pod drobnogledom

Interni akti in pravilniki

• Pravilnik o delovnem času, o letnih dopustih, o disciplinski odgovornosti …
• Pogoste napake pri pripravi ali posodabljanju internih aktov.

Pogodbe o zaposlitvi in aneksi

• Minimalne in obvezne sestavine pogodb (določitev delovnega mesta, plačila, delovnega časa itd.).
• Kdaj je nujen aneks in kako pravilno izpeljati spremembo pogodbe.

Personalne mape

• Kaj mora biti v personalni mapi (kopija pogodbe, potrdila o usposabljanjih, zdravniški pregledi itd.).
• Arhiviranje in roki hrambe dokumentov.

6. Zlata pravila do kadrovske pravne varnsoti na delovnopravnem področju

(»30 zlatih pravil« prežema celoten seminar; tukaj so ključne točke povzete v obliki preglednih smernic.)

Vzpostavitev jasnih in konsistentnih procesov

• Postopki zaposlitve in odpuščanja (od razpisa do konca delovnega razmerja).
• Definiranje odgovornosti in pristojnosti v kadrovski službi.

Upoštevanje zakonitih oblik dela

• Pogodbe za določen in nedoločen čas, podjemne pogodbe, študentsko delo itd.
• Pravilni postopki in evidenca za vsako obliko dela.

Redno spremljanje in posodabljanje dokumentacije

• Spremljanje sprememb zakonodaje in obvezno revidiranje internih aktov.
• Vzpostavitev in vodenje digitaliziranih evidenc (če je to v podjetju mogoče).

7. Varstvo in zdravje pri delu ter požarna varnost

Zakaj sama izjava z oceno tveganja ni dovolj

• Vsebina izjave z oceno tveganja in njena prilagoditev delovnemu mestu ter nalogam.
• Pomembnost izvedbe vseh priporočil iz izjave v praksi.

Ključni procesi na področju varstva pri delu in ustreznost dokumentiranja

• Obveznosti delodajalca: usposabljanje, zdravniški pregledi, varnostna navodila, označevanje nevarnih mest itd.
• Sodelovanje z zunanjimi strokovnimi službami (koordinatorjem za varstvo pri delu ipd.).

Tveganje regresnih zahtevkov ZZZS v primeru nezgode pri delu

• Kako pravilna dokumentacija (zapisniki o nezgodah, izjave prič …) zmanjša tveganje za delodajalca.
• Praktični primeri odgovornosti delodajalcev v primeru poškodb ali nesreč.

8. Kako se pripraviti na inšpekcijski nadzro in ga uspešno zaključiti

Priprava na obisk inšpektorjev

• Pregled in urejanje kritične dokumentacije.
• Zagotavljanje prisotnosti odgovornih oseb in prostorska priprava (lokacija dokumentacije).

Potek inšpekcijskega postopka

• Vaše pravice in dolžnosti (roki za dopolnitve, pritožbe na zapisnik, pritožbe na odločbo …).
• Komunikacija z inšpektorji in taktike, kako preprečiti nesporazume.

Ukrepi po končanem nadzoru

• Izpolnitev naloženih ukrepov v predpisanih rokih.
• Interna analiza, kako še izboljšati stanje kadrovske pravne varnosti v podjetju.

9. Kako si z vzpostavitvijo celovite kadrovske pravne varnosti zmanjšate tveganje glob in tožb delavcev

Sistematičen pristop k urejanju kadrovske dokumentacije

• Vloga vodstva pri zagotavljanju skladnosti.
• Redno spremljanje sprememb delovnopravne in varnostne zakonodaje.

Odlično izhodišče za nadaljnji razvoj človeških virov

• Kako urejeno kadrovsko področje prispeva k stabilni organizacijski klimi in boljšemu managementu kadrov.
• Povezava med pravno urejenostjo ter motivacijo in zadovoljstvom zaposlenih.

10. Vaša vprašanja in diskusija

• Prostor za vaša praktična vprašanja in dileme iz vsakdanjega dela.
• Individualne situacije in možni predlogi rešitev.
• Zaključna priporočila predavateljice